En lokalbeskrivning räcker sällan för att planera en konferens som fungerar för deltagarna. Boka en genomgång innan du bestämmer dig, ta med dagens tänkta upplägg och skriv ned vad som behöver kontrolleras. Då blir det lättare att skilja mellan sådant som redan fungerar och sådant någon fortfarande måste ordna.
Gå igenom hela dagen, inte bara salen
Börja med hur deltagarna kommer fram. Följ sedan vägen genom entrén, till registreringen, mötesrummet, pausen och lunchen. Pröva också hur en talare tar sig till sin plats. En konferens använder flera delar av en byggnad, och en uppgift om själva salen säger inte hur resten av dagen fungerar.
Myndigheten för delaktighet beskriver i sin vägledning om tillgängliga lokaler att en inventering kan omfatta bland annat entréer, reception, mötesrum, toaletter och hörteknik. Att kunna utrymma lokalen ingår också i tillgängligheten. Använd genomgången för att identifiera frågor att lösa tillsammans med lokalens ansvariga.
Be om ett prov med den möblering ni ska använda
Ta med en enkel skiss över konferensens olika delar. Ska deltagarna först lyssna på en föreläsning och sedan arbeta i grupper? Be lokalens kontaktperson förklara hur omställningen går till och vem som gör den. Anteckna om du har sett den planerade möbleringen eller bara fått den beskriven.
För tekniken är en demonstration mer användbar än en lista över utrustning. Be att få prova talarens mikrofon och hur frågor från publiken ska höras. I MFD:s checklista för möten och konferenser behandlas bland annat hörselteknik, mikrofoner, möblering, pauser och information till deltagarna. Läs hela underlaget när ni planerar; en kort rundvandring ersätter inte den genomgången.
Skriv en åtgärdslista som går att följa upp
Undvik anteckningar som bara säger ”tekniken ordnas”. För varje obesvarad fråga behövs ett konkret nästa steg. En enkel lista kan ha fyra fält:
- Fråga: vad behöver bli klarlagt eller ändrat?
- Ansvarig: vem återkommer med besked?
- Kontroll: hur ska ni veta att frågan är löst?
- Datum: när behöver ni besked för att kunna planera vidare?
Exempelvis är ”lokalens tekniker visar hur publikmikrofonen fungerar vid vårt provmöte” lättare att följa upp än ”mikrofon finns”. Skilj också mellan vad som ingår i bokningen och vad som kräver ett separat beställningsbeslut.
Ge deltagarna konkreta uppgifter
När praktiska detaljer är bekräftade kan de användas i deltagarinformationen. Beskriv den entré som ska användas och hur deltagarna når rätt rum. Berätta hur de kan lämna frågor om sina behov, och se till att någon faktiskt ansvarar för svaren. Läs också om kommunikation med konferensdeltagare.
En genomgång är ett planeringsunderlag, inte ett intyg om att lokalen fungerar för varje person eller att alla krav är uppfyllda. Om något är oklart behöver det undersökas vidare innan ni lämnar besked till deltagarna.